Hoe boek ik privé betaalde kosten?

Privé-betalingen verwerken in de administratie

Als je iets betaalt voor je onderneming met je privérekening, mag je deze kosten verwerken als zakelijke kosten. In dit artikel lees je hoe je deze kosten verwerkt en wat de regels over privé betaalde zakelijke kosten zijn.

Voor het verwerken moeten eerst de kosten ingeboekt worden, vervolgens kan er aangegeven worden dat deze privé betaald zijn.

Boeken van kosten

1. Ga naar Kosten Nieuw
2. Vul de volgende velden Datum Relatie Btw-percentage Categorie

Privé-betaling verwerken in DigiBTW

1. Open de zojuist ingevoerde Inkoop via Kosten
2. Klik rechts op Opties  Zet op betaald
3. Selecteer De factuur is privé betaald
4. Klik onderin op Zet de factuur op 'Betaald'

DigiBoox zorgt ervoor dat de factuur op Betaald komt te staan en dat de juiste boeking op de achtergrond wordt gemaakt.

Uitgaande factuur op de privé-rekening betaald?

Als je een betaling voor een uitgaande factuur op de privérekening hebt ontvangen, kun je dezelfde werkwijze hanteren vanuit Facturen 

Regels van de Belastingdienst over privé-betalingen

De Belastingdienst heeft geen specifieke regels waarin zij aangeven dat zakelijke kosten altijd van een zakelijke rekening betaald moeten worden.

Bewaar bonnen en facturen

Zorg er wel altijd voor dat je de bonnen en facturen bewaart en let er goed op dat deze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. De bonnen mogen ook digitaal bewaard worden, door deze bijvoorbeeld in DigiBoox direct aan de factuur te koppelen als digitaal bestand (zoals scan of foto).

Waar moet een factuur aan voldoen

Strikt genomen moet een factuur of bon van € 100 of meer (inclusief btw) voldoen aan de regels van de Belastingdienst.

Daarin staat bijvoorbeeld onder andere dat de factuur voorzien moet zijn van:

1. Datum
2. NAW-gegevens van de leverancier
   1. Naam
   2. Adres
   3. Vestigingsplaats
3. Kvk-nummer
4. Btw-nummer
5. Factuur- of bonnummer
6. NAW-gegevens van je onderneming
   1. Naam
   2. Adres
   3. Vestigingsplaats
7. Bedrag van de factuur (incl. en excl. btw)
8. Btw-percentage
9. Btw-bedrag

In het blog-artikel Factuur maken is ook toegelicht waar een factuur aan moet voldoen met extra toelichting per punt.

Daarnaast kunnen er ook altijd uitzonderingen gelden waarbij. Zie hiervoor deze pagina over aangepaste regels voor facturen op de website van de Belastingdienst.

Bonnen onder de honderd euro

Voor kleinere uitgaven met een maximum tot € 100 inclusief btw hoeven de bonnetjes niet per se op naam van de onderneming hoeven te staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bonnen uit horecagelegenheden.

Op deze pagina's op de website van de Belastingdienst wordt meer uitleg gegeven over: vereenvoudigde facturen en bijzonder facturen.