Offerte maken

Snel offertes maken en versturen

In dit artikel lees je wat jij moet doen om een zo overtuigend en compleet mogelijke offerte op te stellen.

Een goede offerte maken

We geven hieronder een aantal zaken die verplicht op een factuur moeten staan volgens de Belastingdienst. De bovenstaande voorbeeldfactuur voldoet aan al deze eisen.

• De datum van uitbrengen van de offerte
• De NAW gegevens van jou en je klant
• Jouw btw- en KvK-nummer
• Het offertenummer
• De uit te voeren diensten/te leveren goederen
• De prijs (inclusief en exclusief btw) van de diensten/goederen
• Het btw-percentage dat gehanteerd wordt over de goederen en/of diensten
• Geldigheidsduur van de offerte

Voorbeeld van offertes downloaden

In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld offerte die je met DigiBoox kunt maken. Download hier een voorbeeld van een offerte.

De voorbeelden zijn Word-documenten (.docx). Deze bestanden zijn te openen met bijvoorbeeld Microsoft Word of Google Docs.

Gebruik dit document als voorbeeld en lees hieronder nog meer tips voor een goede offerte.

Download Offerte voorbeeld 1     Download Offerte voorbeeld 2

Tips voor een goede offerte

Zodra je klant deze gegevens heeft ontvangen, heeft hij of zij alle benodigde informatie.

Jouw potentiële klant heeft mogelijk ook offertes opgevraagd bij andere bedrijven. Dan wil je je kunnen onderscheiden van de concurrenten.

De volgende tips kunnen je helpen je te onderscheiden van de concurrenten:

1. Offerte in je eigen huisstijl

   Op deze manier is de offerte herkenbaar voor je klant en zal deze beter blijven hangen. Een offerte met een eigen logo en eigen huisstijl kan de potentiële klant een extra goede indruk geven. Ook kan een goede indruk met een goed verzorgde offerte de doorslag geven om akkoord te geven op een opdracht.

2. Voeg een begeleidend stuk schrijven bij

   Wellicht heb je al een eerder gesprek met je klant gehad. Daar kun je naar terugverwijzen en eventueel kun je nog een aantal zaken toelichten.

3. Een planning van de uit te voeren werkzaamheden

   Dit zorgt voor meer duidelijkheid voor de klant, waardoor de drempel lager is om akkoord te gaan met de offerte.

4. Wees specifiek

   Hoe specifieker de te leveren diensten of producten zijn omschreven, hoe kleiner de kans wordt dat er een miscommunicatie ontstaat.

Wanneer is de offerte geldig?

Zodra beide partijen de offerte hebben ondertekend of op een andere manier aan hebben gegeven akkoord te gaan met de offerte, is de offerte geldig.

Als de klant mondeling akkoord heeft gegeven zou dat echter in de toekomst voor problemen kunnen zorgen als er een meningsverschil ontstaat over de opdracht. Een mondeling akkoord is erg moeilijk te bewijzen.

Laat daarom altijd je offerte ondertekenen of bewaar de mail goed waarin akkoord is gegeven voor de offerte. Zo kan je in de toekomst altijd gemakkelijk aantonen dat de offerte geldig is.

Na akkoord wordt de offerte als juridische overeenkomst gezien.

Algemene voorwaarden?

Bij het versturen van een offerte kan het handig zijn om ook je algemene voorwaarden mee te sturen. In tegenstelling tot wat er vaak gedacht wordt, zijn algemene voorwaarden niet verplicht, maar wel aan te bevelen om mee te sturen.

Om te zorgen dat de algemene voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn, zal je aan een aantal voorwaarden moeten voldoen.

1. Algemene voorwaarden van toepassing

   Je moet de ontvanger van de offerte wijzen op het feit dat op dit voorstel de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

2. Algemene voorwaarden overhandigen

   Je moet de algemene voorwaarden daadwerkelijk overhandigen. Dit moet uiterlijk gebeuren voordat de overeenkomst gesloten wordt. Let op dat overhandigen iets anders is dan verwijzen.

Met de software van DigiBoox voldoe je eenvoudig aan deze voorwaarden. Bij het versturen van de offerte kun je namelijk een stuk tekst bijvoegen waarin je verwijst naar de algemene voorwaarden en dat deze van toepassing zijn op de overeenkomst.

Hiermee voldoe je dus al aan de eerste voorwaarde. Je kunt de tekst als standaard opslaan, zodat je wanneer je de volgende offerte maakt, je bij het verzenden hiervan al naar de algemene voorwaarden verwijst.

Daarbij biedt de software van DigiBoox je de mogelijkheid om nog een bestand bij te voegen. Hierin kun je eenvoudig de algemene voorwaarden toevoegen.

Voeg je de algemene voorwaarden niet toe aan het bericht? Dan mogen de algemene voorwaarden ook niet gebruikt worden bij een dispuut of conflict.

Offerte opstellen in DigiBoox

Een offerte maken kan veel werk zijn. Met DigiBoox is een offerte opmaken juist heel eenvoudig geregeld.

Offerte met eigen logo en huisstijl

Je logo en bedrijfsgegevens komen automatisch op de offerte te staan. De lay-out is daarnaast ook volledig verder te aan te passen, zodat je offertes in eigen huisstijl kunt opmaken en versturen.

1. Offerte maken

   Via een aantal eenvoudige stappen vul je alle benodigde gegevens in om de offerte te maken. Zodra de klant akkoord is, kun je in DigiBoox de offerte op akkoord zetten.

2. Relatie

   Koppel een al bestaande relatie of maak deze direct aan via Relaties > Nieuw.

3. Datum

   Geef de datum in waarop je de offerte verstuurd. Een eventuele geldigheid van de aanbieding van de offerte kan lopen vanaf deze datum.

4. Omschrijf de dienst of product

   Geef duidelijk aan om welke diensten of producten het gaat welke je zal leveren.

5. Product

   Voor gedefinieerde producten kunnen gemakkelijk toegevoegd worden door op de drie puntjes rechts van het btw-percentage te klikken.

6. Btw

   Per dienst of product kan een btw-percentage aangegeven worden. DigiBoox berekent vervolgens direct wat het btw-bedrag is. Je kunt gemakkelijk extra producten of diensten vermelden op de offerte.

7. Extra toelichting

   Wanneer een product of dienst op je offerte extra toelichting nodig heeft, klik je op de drie puntjes rechts van het btw-percentage en kies je voor Opmerking toevoegen.

8. Versturen per e-mail

   Zodra de offerte is opgesteld, kan de offerte direct verstuurd worden per e-mail als pdf-bestand.

9. Akkoord

   Zodra de klant akkoord is, kun je in DigiBoox de offerte op akkoord zetten. En deze uiteindelijk ook direct omzetten naar een factuur.

Van offerte een factuur maken

Wanneer je de producten en/of diensten geleverd hebt, kun je vanuit DigiBoox direct de factuur opstellen. Het gemak van DigiBoox zorgt ervoor dat je met een druk op de knop een factuur aanmaakt aan de hand van de offerte.

Je kunt DigiBoox nu 1 maand gratis proberen, zonder verdere verplichtingen.

Je offertes maken met DigiBoox? Probeer DigiBoox dan nu gratis.