Reiskosten

Welke aftrekbare reiskosten zijn er en hoe zit het met btw op reiskosten?

Zakelijke reiskosten kunnen op verschillende manieren worden gemaakt. Voor de verschillende soorten reiskosten gelden aparte regels.

In dit artikel lees je welk onderscheid er wordt gemaakt tussen de verschillende soorten reiskosten en wat je met de btw moet doen.

Reizen met het ov

Zakelijke reizen met ov

Zakelijke reizen met het ov kunnen zakelijk opgevoerd worden. Over ov-reizen met de bus en de trein geldt dat je 9% btw mag aftrekken van de reiskosten.

Zorg ervoor dat wanneer je zakelijke reizen met het ov maakt, je beschikt over een persoonlijke of zakelijke ov-kaart.

Een persoonlijk account maak je aan op ov-chipkaart.nl. Als je beschikt over een persoonlijk account is het mogelijk een duidelijk overzicht uit te draaien waaruit blijkt dat jij de zakelijke reizen hebt gemaakt. De overzichten van ov-chipkaart.nl voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Bij woon-werkverkeer met ov is niet zakelijk

Indien je het ov gebruikt om naar kantoor te komen van je huis (woon-werk verkeer) dan mogen deze kosten niet als zakelijke kosten worden opgevoerd.

Lees hier hoe je ov-kosten kan verwerken in DigiBoox.

Hoe boek ik zakelijke ov-kosten?

Reizen met taxi

Gebruik je de taxi om bij een afspraak te komen? Dan kun je deze kosten, samen met de btw, opvoeren en zijn deze dus aftrekbaar. De kosten kunnen ook zakelijk ingevoerd worden als het om woon-werkverkeer gaat.

Zorg ervoor dat je altijd een bon vraagt aan de taxichauffeur als bewijs van de gemaakte kosten.

Taxiritten zijn belast met 9% btw.

Reizen met een privéauto

Veel zzp'ers en ondernemers gebruiken hun privéauto ook voor zakelijke doeleinden. In dat geval mogen niet alle kosten die hierbij komen kijken worden opgevoerd als zakelijke kosten.

Welke kosten van je privéauto mag je verwerken in je administratie?

• € 0,23 per kilometer
• Btw aftrekbaar op zakelijk gebruik van de auto

€ 0,23 per kilometer in 2024

Per 1 januari 2023 is de belastingvrije reiskostenvergoeding voor het eerst in vele jaren verhoogd van € 0,19 per kilometer naar € 0,21 per kilometer. Vanaf begin 2024 is dit € 0,23 per kilometer.

Belastingvrije kilometervergoeding per jaar

Voor elke zakelijke kilometer die je rijdt met je privéauto mag er in 2024 dus 23 cent per kilometer worden opgevoerd als zakelijke kosten.

Als je dit doet, dien je wel een kilometerregistratie bij te houden van de gemaakte zakelijke ritten.

Ook de woon-werk kilometers mogen worden vergoed tegen 21 cent per kilometer in 2023, en 23 cent vanaf 2024.

Hier lees je hoe deze kosten gemakkelijk verwerkt kunnen worden in DigiBoox:

Hoe verwerk ik kilometervergoeding voor mijn zakelijke kilometers?

Btw aftrekbaar op zakelijk gebruik van de auto

Over het deel/percentage dat de privéauto zakelijk is gebruikt, mag je de btw terugvorderen over de gemaakte kosten. Dus wanneer in een jaar van alle gereden kilometers de helft daarvan voor zakelijke doeleinden is geweest, mag je voor dat deel de btw terugvorderen over de gemaakte kosten.

Onder het zakelijk gebruik van de auto worden de woon-werk kilometers niet meegerekend. Alleen kilometers/ritten die je maakt naar klanten of onderdeel zijn van het leveren van belaste prestaties worden als zakelijke ritten gezien.

Over welke kosten mag de btw worden teruggevraagd?

1. Brandstofkosten
2. Onderhoudskosten
3. Wasbeurten

Er bestaan twee varianten voor het berekenen van welk deel van de btw teruggevraagd mag worden:

1. Berekening aan de hand van bijgehouden kilometerregistratie
2. Berekening zonder bijgehouden kilometerregistratie

Berekening aan de hand van bijgehouden kilometerregistratie

De berekening kan in dit geval vrij gemakkelijk gemaakt worden. Door alle zakelijke ritten te registreren is direct duidelijk hoeveel zakelijke kilometers er zijn gereden. Woon-werk kilometers vallen hier niet onder.

Nu moet alleen nog bepaald worden hoeveel privékilometers er zijn gereden. Dat kan je doen door aan het begin van het jaar en het einde van het jaar de kilometerstand op te schrijven.

Voorbeeld:

Je auto heeft aan het begin van het jaar 25.000 op de kilometerteller staan en aan het einde van het jaar 75.000 kilometer. In totaal is er dan 50.000 kilometer gereden.

Uit de kilometerregistratie blijk dat je 15.000 zakelijke kilometers hebt gereden.

15.000/ 50.000 = 0,3 oftewel 30%

30% van de betaalde btw over alle brandstof- en onderhoudskosten en wasbeurten mag dan worden teruggevraagd.

Lees hier mee over hoe je de btw-teruggave verwerkt in DigiBoox

Hoe boek ik de extra btw-teruggave?

Berekening zonder bijgehouden kilometerregistratie

Als je geen kilometerregistratie bijhoudt, kan je de aftrek op een andere manier berekenen.

In dat geval mag alle btw over het onderhoud en verder gebruik van de auto worden afgetrokken. Het privégebruik wordt dan eens per jaar gecorrigeerd door 1,5% van de cataloguswaarde te berekenen en dat bedrag te verwerken als te betalen btw op je laatste btw-aangifte van dat jaar.

Voorbeeld:

Je hebt gedurende een jaar € 2.000 aan btw afgetrokken in de btw-aangiftes en je auto heeft een cataloguswaarde van € 45.000.

€ 45.000 x 1,5% = € 675.

Dat bedrag wordt als te betalen btw verwerkt in de aangifte bij 1d op de aangifte. Per saldo wordt er dan € 2.000 - € 675 = € 1.325 btw teruggevraagd over het zakelijke gebruik van de privéauto.

Lees hier hoe je 1d privégebruik verwerkt in de btw-aangifte in DigiBoox

Reiskosten met de zakelijk auto

Als je een zakelijke auto hebt, kun je alle kosten en btw opvoeren en zijn deze dus volledig aftrekbaar. Afhankelijk van het privégebruik wordt daar een correctie op uitgevoerd.

Wanneer is een auto zakelijk?

Een auto is zakelijk wanneer je hem koopt en op naam zet van de onderneming, leaset (via financial lease) of (voor eenmanszaken en v.o.f.'s) direct op het moment van aankoop opgenomen wordt in de administratie.

Welke kosten zijn aftrekbaar?

Wanneer de auto zakelijk is zijn alle kosten zakelijk en aftrekbaar. Het gaat om:

1. Brandstofkosten
2. Verzekering
3. Motorrijtuigenbelasting
4. Parkeerkosten
5. Onderhoudskosten
6. Schoonmaakkosten (wasstraat etc.)

Bijtelling

Rij je meer dan 500 kilometer per jaar privé met je zakelijk auto dan moet je bijtelling betalen. De bijtelling wordt berekend door een bijtellingspercentage van de cataloguswaarde te berekenen. Op de website van de Belastingdienst kun je nagaan welk percentage voor jou van toepassing is.

De bijtelling wordt als inkomsten bij overige baten en lasten in de administratie verwerkt.

Lees in dit artikel hoe je bijtelling gemakkelijk en snel kan verwerken in DigiBoox

Hoe boek ik bijtelling?

Kilometerregistratie

Rij je minder dan 500 kilometer privé en wil je geen bijtelling betalen? Hou dan een sluitende kilometerregistratie bij. In de sluitende kilometerregistratie moet de volgende informatie zijn opgenomen:

Type auto en kenteken en per rit:

1. Beginstand kilometerteller
2. Eindstand kilometerteller
3. Datum
4. Vertrek- en (eind)bestemming
5. Aantal gereden kilometers
6. Is de rit zakelijk of privé?

Lees hier hoe jij je ritten bij kunt houden in DigiBoox

Hoe boek ik mijn (zakelijke) kilometers?

Correctie privégebruik

Elk jaar moet je voor het privégebruik van de auto een btw-correctie verwerken in de boekhouding. Dat doe je door 2,7% van de catalogusprijs te berekenen en dat bedrag op te nemen bij 1d op de btw-aangifte.

Weinig privékilometers gereden

Heb je weinig privékilometers gereden? Dan kan het lonend zijn een sluitende kilometerregistratie bij te houden. Uit deze registratie moet blijken welk deel van alle gemaakte kilometers privé zijn.

De woon-werk kilometers tellen niet mee met de berekening.

Vervolgens kijk je hoeveel btw er totaal is teruggevraagd over de zakelijke kosten van de auto.

Het privégebruik van je auto bereken je als volgt:

Percentage privékilometers x Totaal teruggevraagde btw = Privégebruik

Lees hier hoe je de btw-correctie voor het privégebruik verwerkt in DigiBoox

Hoe boek ik de btw over het privé-gebruik van mijn auto?

Overige vervoersmiddelen

Uiteraard is het mogelijk dat er zakelijke reizen worden gemaakt met overige voertuigen. Denk hierbij aan:

1. Motor/scooter
2. Fiets

Motor/scooter

Voor de zakelijke (of privé) motor gelden dezelfde fiscale regels als voor de auto. Wanneer je een privémotor zakelijk gebruikt, mag je per kilometer € 0,21 in 2023 (en € 0,23 2024) opvoeren en over het zakelijk gebruik de btw terugvragen.

Als de motor zakelijk is zal je rekening moeten houden met bijtelling en een btw-correctie op het privégebruik zoals hierboven beschreven.

Een voordeel van de motor is dat er investeringsaftrek over mag worden berekend wanneer deze zakelijk wordt aangeschaft.

Fiets

Wanneer jij je privéfiets zakelijk gebruikt, mag je ook € 0,21 in 2023 (en € 0,23 2024) per kilometer zakelijk opvoeren. En over het zakelijk gebruik mag de btw worden teruggevorderd over bijvoorbeeld onderhoudskosten.

Voor zakelijke fietsen geldt net als bij auto's dat een btw-correctie op het privégebruik moet worden gemaakt. Op de website van de Belastingdienst is te zien welk percentage daarvoor gebruikt moet worden.