1 Facturen aanmaken en versturen

Facturen kunnen per post of per e-mail verstuurd worden. Beide werkwijzen zijn mogelijk in DigiBoox.

Volg de onderstaande stappen om een factuur op te stellen en te verwerken:

1.1 Bedrijfsgegevens invoeren

Om correcte en volledige gegevens op de factuur te kunnen tonen, is het belangrijk dat je de bedrijfsgegevens controleert en aanvult via

Bedrijfsgegevens

1.2 Logo uploaden

Het logo wordt automatisch op de factuur getoond wanneer deze in het systeem staat.
Om je logo te uploaden, ga je naar:

Bedrijfslogo

Selecteer het logo vanaf je computer door op 'Kies een bestand' te klikken.

1.3 Klant invoeren

Om een nieuwe klant in te voeren, ga je via het hoofdmenu naar:

Relaties Nieuw

Om een nieuwe relatie toe te voegen, dien je in ieder geval het veld Naam in te vullen. De overige velden zijn optioneel.

Je kunt in het veld Factuuradres handmatig aanpassingen doorvoeren of bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon toevoegen.

1.4 Factuur opstellen

Om een nieuwe factuur aan te maken, ga je via het hoofdmenu naar:

Facturen Nieuw

• De factuurdatum wordt standaard gevuld met de datum van vandaag maar het veld is aan te passen als dat nodig is.
• Om de juiste adresgegevens te tonen op de factuur, typ je de naam van de relatie die je zojuist hebt aangemaakt in het veld Relatie.
• Als de relatie nog niet bestaat, kun je direct een nieuwe relatie aanmaken.
• Geef in de velden Omschrijving, Aantal, Bedrag en Btw-percentage aan wat je in rekening wilt brengen, wat de prijs er van is en welk btw-percentage van toepassing is.
• Als je verschillende zaken in rekening wilt brengen (bijvoorbeeld uren, materialen, reiskosten, etc.), klik je op Regel toevoegen

Om de factuur aan te maken klik je vervolgens op:

Opslaan

Wanneer de factuur aangemaakt is, kun je deze per e-mail of post verzenden, door te klikken op:

Verstuur per e-mail   of   Download PDF

Per e-mail

Je kunt de begeleidende tekst van de e-mail aanpassen naar wens en eventueel een specificatie toevoegen door onderin de e-mail te klikken op Extra bijlage. De e-mail wordt tijdens het versturen voorzien van de factuur in PDF formaat, tevens wordt de status omgezet naar Verstuurd

Per post

De factuur kun je als PDF downloaden om deze per post te versturen. Wanneer je de factuur verstuurd hebt (per post), klik je op Niet verstuurd om de status handmatig op Verstuurd te zetten en de factuur definitief te maken.

2 Kosten boeken

Wanneer je zakelijke kosten hebt, zoals bijvoorbeeld bonnetjes of facturen die je van leveranciers ontvangen hebt, kun je deze onder het kopje Kosten in het hoofdmenu invoeren.

Je kunt ervoor kiezen om eerst leveranciers aan te maken (zoals je ook klanten aan hebt gemaakt, via Relaties).

Maar dat is niet per se nodig, een nieuwe relatie kan ook direct aangemaakt worden wanneer je Kosten aan het invoeren bent.

2.1 Leveranciers invoeren

De stappen voor het invoeren van een Leveranciers zijn gelijk aan die van het invoeren van Klanten.

Om een nieuwe leverancier in te voeren, ga je via het hoofdmenu naar:

Relaties Nieuw

Om een nieuwe leverancier toe te voegen, dien je in ieder geval het veld Naam in te vullen. De overige velden zijn optioneel.

2.2 Kosten invoeren

Voor het boeken van kosten, ga je via het hoofdmenu naar:

Kosten Nieuw

• Vul de datum van de bon of factuur in om de kosten in de juiste maand te boeken.
• Koppel de relatie die je zojuist hebt aangemaakt door in het veld Relatie een gedeelte van de naam van de relatie te typen en deze vervolgens te selecteren.
• Geef in de velden Omschrijving, Bedrag en btw-percentage aan wat er in rekening is gebracht, wat het bedrag daarvan is en welk btw-percentage daarover geheven is.
• Zijn er twee verschillende btw-percentages toegepast op de bon of factuur, klik dan op Regel toevoegen om het andere btw-percentage toe te voegen.
• Geef bij Categorie aan wat voor type kosten het waren. Je kunt in dit veld een omschrijving van het type kosten typen zoals Huur, Reiskosten of Overige kosten om de juiste Categorie te vinden.

3 Banktransacties verwerken

Heb je betalingen gedaan of ontvangen in de bank? Voer het in DigiBoox in om goed in de gaten te houden welke facturen al zijn betaald en welke nog open staan.

Het is mogelijk om je banktransacties te importeren. Log hiervoor in bij je bank en download een bestand van de transacties in het formaat MT940 IBAN of CAMT053.

Op deze pagina tref je per bank een uitleg over het exporteren van de banktransacties.

Voor het importeren van de banktransacties, ga je via het hoofdmenu naar:

Bank / Kas Importeren

• Selecteer daar het door je bank aangeleverde bestand om de transacties te importeren.
  
• Zodra de import is afgerond, klik je op Begin verwerking om de transacties te controleren.

In DigiBoox worden zoveel mogelijk transacties automatisch gekoppeld aan de hand van bestaande facturen of historische transacties. Als dat niet het geval is, kun je hier onder lezen hoe je de transacties alsnog goed koppelt.

Betaling van klant

Betreft de transactie 'Ontvangsten van klanten die je een factuur hebt gestuurd' selecteer dan onder het kopje Verwerking bij Type > Factuur en koppel de factuur door op het factuurnummer te zoeken of op naam van de klant.

Betaling door je aan leverancier

Betreft de transactie 'Betalingen aan leveranciers waarvan je de kosten hebt ingeboekt' selecteer dan onder het kopje Verwerking bij Type > Inkoop en koppel de factuur door op het factuurnummer te zoeken of op naam van de leverancier.

Overige betaling

Betreft de transactie een overige betaling of ontvangst zoals bijvoorbeeld bankkosten? Selecteer dan onder Verwerking 'Overig' en zoek bij Categorie de bijhorende categorie door te zoeken op een omschrijving van de kosten.

Klik op Opslaan om verder te gaan.

4 Btw-aangifte

Zodra je alle facturen en kosten hebt ingegeven, is het tijd voor je btw-aangifte.

DigiBoox berekent de aangifte automatisch en zet deze voor je klaar.

4.1 Btw berekenen

Ga naar Btw

DigiBoox zal aan de hand van de door jou ingevoerde gegevens de btw-aangifte vullen.

4.2 Btw-aangifte versturen

Om de aangifte te ondertekenen en te versturen naar de Belastingdienst, klik je onderaan het scherm op Btw-aangifte versturen aan de Belastingdienst

Je hoeft hierna niet meer in te loggen op de pagina van de Belastingdienst.

4.3 Btw betalen

Nadat je de aangifte hebt verstuurd, kun je het verschuldigde bedrag direct via iDEAL betalen aan de Belastingdienst.

Start direct de betaling door te klikken op de knop Betaal via iDEAL of maak het bedrag handmatig over.

Als je btw terugkrijgt van de Belastingdienst, hoef je verder niks meer te doen. De Belastingdienst maakt het bedrag automatisch naar je over.