Relatiegeschenken en representatiekosten

Belastingregels voor relatiegeschenken

In dit artikel lees je wat de belastingregels zijn en waar je rekening mee moet houden wanneer je relatiegeschenken koopt.

Wat zijn representatiekosten?

Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt waar geen tegenprestatie tegenover staat welke de onderneming ten goede komen. Omdat er geen tegenprestatie tegenover staat zijn de kosten niet volledig zakelijk aftrekbaar.

Voorbeelden van representatiekosten

1. Relatiegeschenken
2. Organisatiekosten zakelijke evenementen
3. Bijdragen aan zakelijke evenementen
4. Congressen (en recepties)
5. Zakelijke lunches en diners

De representatiekosten zijn dus gedeeltelijk aftrekbaar. Er zijn ook andere gedeeltelijk aftrekbare kosten die niet onder representatiekosten vallen.

Voorbeelden gedeeltelijk aftrekbare kosten

1. Kosten voor zakenreizen
2. Studiereizen
3. Bijwonen van congressen en seminars
4. Voedsel, drank en genotsmiddelen

Welk deel is dan wél aftrekbaar?

Er kan worden gekozen tussen twee verschillende rekenmethodes voor het berekenen van de gedeeltelijk aftrekbare kosten:

1. 80% zakelijk / 20% privé
2. De eerste € 4.600 is niet aftrekbaar. Alle kosten daarboven zijn 100% aftrekbaar

De meeste ondernemers maken gebruik van de eerste regel. De tweede regel biedt namelijk pas voordeel vanaf een jaarlijkse uitgave van € 23.000 aan representatiekosten.

Uitzondering voor bepaalde reiskosten

De reis- en verblijfkosten die je maakt voor het bijwonen van congressen, seminars en opleidingen zijn een uitzondering op de regel. Je mag van deze kosten per jaar maximaal € 1.500 aftrekken. Dat is nádat je de 80/20 regel hebt toegepast.

Deze beperking is niet van toepassing als je kunt aantonen dat het noodzakelijk is dat je bij het congres aanwezig moet zijn.

Relatiegeschenken en btw?

Zoals hierboven vermeld, vallen relatiegeschenken onder de representatiekosten en zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Maar wanneer is iets wel of niet een relatiegeschenk?

Wanneer is iets NIET een relatiegeschenk:

Koop je iets voor een nieuwe klant? Dan is het geen relatiegeschenk, maar vallen de kosten onder verkoopkosten. Je kunt van deze kosten 100% opvoeren en de btw terugvragen.

Wanneer is iets WEL een relatiegeschenk:

Schenk je incidenteel iets aan een bestaande klant zonder tegenprestatie, dan wordt er gesproken over een relatiegeschenk.

En hoe zit het met de btw over relatiegeschenken?

De btw over relatiegeschenken is niet altijd aftrekbaar. Om te bepalen of je btw terug mag vragen kun je onderstaande vragen volgen:

1. Relatiegeschenken goedkoper dan € 227 excl. btw

   Dan is de btw volledig aftrekbaar.

2. Relatiegeschenken duurder dan € 227 excl. btw

   Dan mag de btw alleen teruggevorderd worden als de ontvanger zelf de btw ook terug had mogen vorderen als diegene het product zelf had gekocht.

   1. Een particulier kan de btw niet terugvorderen. In dat geval mag jij de btw niet terugvorderen.
   2. Je geeft de boekhouder een rekenmachine. De boekhouder zou zelf zakelijk een rekenmachine kunnen kopen een daarvan de btw kunnen aftrekken. In dit geval mag jij dus ook de btw aftrekken.
   3. Je geeft de boekhouder een nieuw horloge. De boekhouder zou zelf de btw niet terug kunnen vorderen. In dat geval mag jij de btw niet aftrekken.

Hoe boek ik dit in DigiBoox?

Relatiegeschenken of andere representatiekosten kun je eenvoudig in DigiBoox verwerken.

Hoe je dat handig kunt doen, lees je in dit artikel:

Hoe boek ik relatiegeschenken en representatiekosten?