Factuurnummer

Waar moet je rekening mee houden bij factuurnummers?

Factuurnummers zijn handig voor je eigen administratie en overzicht. Klanten kunnen dan betalingen doen onder vermelding van dat nummer, ook kun je facturen eenvoudig terugzoeken aan de hand van het nummer. Maar daarnaast zijn er ook regels aan gebonden vanuit de Belastingdienst.

In dit artikel lees je wat handig is, waar je rekening mee moet houden en wat je wettelijke verplichtingen zijn bij het nummer van je facturen.

Wat is een factuurnummer?

Met een factuurnummer, nummer je op unieke wijze iedere factuur die je aanmaakt in de administratie van je onderneming.

Het nummer is niet altijd per definitie volledig numeriek. Naast cijfers, kunnen hier bijvoorbeeld ook andere tekens, letters, of codes in verwerkt zijn. Vaak staat er bijvoorbeeld ook een aanduiding van een jaar of periode in. Zo beginnen veel factuurnummers met het jaartal waarin de factuur aangemaakt is.

Welke factuurnummers zijn handig?

Wat handig is, kan per onderneming verschillen en kan ook afhankelijk zijn van de eigen voorkeur. Voor de één kan het prettig en handig zijn om direct aan de hand van het nummer te zien in welke periode een factuur aangemaakt is, voor de ander is dat misschien helemaal niet relevant en is het slechts een nummer.

Ter illustratie tref je hieronder een aantal voorbeelden van factuurnummers

Voorbeelden van factuurnummers

• 2021100001

  Dit nummer bestaat uit het jaartal, het nummer van de maand en een uniek volgnummer. De eerstvolgende factuur uit deze reeks in deze maand zou dan zijn: 2021100002. Volgende maand is het dan: 2021110001

• 2021-10-0001

  Dit voorbeeld is feitelijk hetzelfde als het voorgaande voorbeeld, maar dan met leestekens om het nummer wat leesbaarder te maken.

• 2021-10-F0001

  Dit is tevens een variant op de voorgaande twee voorbeelden. Dit factuurnummer bevat echter ook een letter. Dit zou ook een andere letter of code kunnen zijn die voor de onderneming relevant kan zijn.

• 2021-JANS-001

  Sommige ondernemingen kiezen er ook voor om (een deel van) de klantnaam of een code die voor de specifieke klant staat in het nummer op te nemen. Met de huidige softwaretoepassingen, is dat doorgaans echter niet meer nodig. Vaak kan er al eenvoudig teruggezocht worden op klantnaam om bijvoorbeeld de facturen te zien van een bepaalde klant.

• 000001

  Naast het verwerken van jaartallen, periodes, codes, etc. kan het ook gewoon simpelweg een volledig numeriek nummer zijn dat bij iedere volgende factuur oploopt. Een jaartal kan voor het gevoel soms handig zijn, maar is feitelijk ook niet meer nodig. Zeker niet wanneer er met een goed systeem gewerkt wordt, dan hebben facturen evengoed altijd een datum waarop dat duidelijk terug te zien en te vinden is.

Welk format je ook kiest voor het factuurnummer, het belangrijkste is dat de nummering aan een aantal voorwaarden en regels voldoet.

Verplichtingen Belastingdienst bij factuurnummers

De Belastingdienst stelt dus een aantal eisen aan de nummering van je facturen. Iedere ondernemer heeft namelijk een wettelijke administratieplicht. Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat iedere administratie goed controleerbaar is, daarom moet de boekhouding ook sluitend zijn.

Factuurnummer regels

Onder andere om deze reden moeten factuurnummers ook oplopend en sluitend zijn. Als de facturen in een sluitende reeks zitten met oplopende nummering, kan er feitelijk niet zomaar een factuur tussenuit verwijderd worden en is het daarom moeilijker om te frauderen.

Dat begint dus met de nummering. Hier mogen geen “gaten” inzitten. Je kunt bijvoorbeeld dus niet hebben dat er in je administratie staat: 2021-10-0001, 2021-10-0002, 2021-10-0004. Als factuurnummer 2021-10-0003 mist, gaat het niet goed. Dan lijkt het erop dat deze misschien verwijderd is uit de administratie en dat mag niet.

Het is ook mogelijk om verschillende reeksen aan te houden. In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat er een deel van het jaar op een bepaalde manier genummerd is en daarna overgestapt is naar een nieuwe methode van nummering. Hiervoor is eveneens van belang dat in ieder geval de reeksen zelf volledig sluitend zijn.

Zorg er daarom altijd voor dat dit kloppend is, om problemen met de Belastingdienst voor te zijn.

Er zijn verschillende manieren om je factuurnummers aan te maken en bij te houden.

Hoe moet je een factuurnummer maken?

Het aanmaken van factuurnummers kun je handmatig doen, ook kun je dat bijvoorbeeld automatisch doen met behulp van software. Veel facturatie- en boekhoudprogramma’s kunnen automatisch unieke en sluitende factuurnummer genereren.

Handmatig factuurnummers maken

Als je niet over een boekhoud- of facturatieprogramma beschikt, maak je facturen waarschijnlijk met de hand aan. Vaak gebeurt dat in Word of Excel. In dat geval moet je dus ook je factuurnummers handmatig aanmaken en bijhouden.

In het begin, met een klein aantal facturen, is dat vaak nog wel te overzien. Evengoed schuilt er altijd een gevaar dat er fouten gemaakt worden als je dit soort zaken handmatig moet bijhouden.

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, zijn er regels gebonden aan de factuurnummering. Hier wil je dus geen fouten in maken. Dat kan uiteindelijk namelijk grote gevolgen hebben.

Het is daarom beter om fouten in de nummering te voorkomen en factuurnummers automatisch te generen. De kans op handmatige en menselijke fouten is dan feitelijk uitgesloten.

Automatisch factuurnummers maken

Wanneer factuurnummers dus handmatig aangemaakt worden, zitten daar risico’s aan vast.

Om deze reden is het in vrijwel alle gevallen beter om factuurnummer automatisch te genereren, zodat je zeker weet dat ze oplopend en sluitend zijn. Hiermee kun je voorkomen dat er nummers vergeten worden, of dat je per ongeluk dubbele nummers in je administratie hebt.

Als je heel handig bent, kun je een eind komen door bijvoorbeeld Excel te gebruiken voor het doornummeren van je facturen. Maar ook hiervoor moet je zelf eerst iets in elkaar “knutselen” in Excel. Ook daar kunnen fouten in komen, ook kan het later nog veranderen of fout gaan.

In de meeste gevallen is het daarom toch handiger om hier software voor te gebruiken, die hiervoor gemaakt is, en up-to-date is.

Software voor factuurnummers

De meeste facturatie- en boekhoudprogramma’s beschikken standaard over een functie voor het automatisch doornummeren van je facturen.

Als je een nieuwe factuur aanmaakt, weet het programma waar je was gebleven en maakt automatisch een nieuw nummer aan met het juiste volgnummer. Zo weet je zeker dat je facturen uniek en sluitend genummerd zijn. Doorgaans zitten er ook andere controles en checks in, die bijvoorbeeld waarschuwen of zelf voorkomen dat je facturen kunt verwijderen of nummers (per ongeluk) kunt aanpassen.

Zo heb je aanzienlijk minder kansen op fouten en voldoet je factuurnummering automatisch aan de eisen van de Belastingdienst.

Met een boekhoudprogramma zoals DigiBoox is dat ook direct goed geregeld. Daarbij heb je ook altijd de mogelijkheid om zelf in te stellen hoe je factuurnummer opgebouwd moet worden. Standaard staat dat al goed ingesteld. Maar dit kun je ook aanpassen. Dit hoef je eenmalig te doen, daarna worden de nummers automatisch in het door jou gewenste form voor je aangemaakt.