Boekhouden in Excel

De voor- en nadelen van boekhouden in Excel

Excel biedt geen specifieke functionaliteiten en hulpmiddelen om op de juiste manier te boekhouden, om je voor fouten te behoeden en om te wijzen op belastingvoordelen en aftrekposten.

Factuur maken in Excel

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een factuur in Excel. Er kan een eigen template gemaakt worden inclusief eigen logo, maar bij het invullen van bijvoorbeeld de relatie moeten de volledige adresgegevens e.d. zelf ingevuld worden. Deze adresgegevens staan waarschijnlijk in een ander bestand en die moeten dan weer opgezocht worden. Staan deze bestanden niet in de cloud, dan is het bijna niet mogelijk om vanaf meerdere locaties facturen te sturen.

Excel factuur versturen per e-mail

Als de factuur uiteindelijk opgesteld is, dient het Excel-bestand omgezet te worden naar een pdf-bestand en opgeslagen te worden op de computer. Vervolgens kan vanuit weer een ander programma/website de e-mail opgesteld/verstuurd worden. Aardig wat stappen voor een factuur maken in Excel.

Factureren met boekhoudprogramma

Met DigiBoox is het versturen van een factuur een fluitje van een cent.

Met DigiBoox profiteer je van de voordelen van boekhouden in Excel, maar heb je geen last van de beperkingen en nadelen. Uiteraard is het in DigiBoox ook mogelijk om de lay-out van de factuur aan te passen naar je eigen wensen inclusief logo.

Via het menu Facturen kan de factuur direct opgesteld worden door te beginnen met het te kiezen of invoeren van een klant. Deze hoef je maar één keer aan te maken en is daarna eenvoudig te koppelen aan de nieuwe en toekomstige facturen.

Door het gebruik van artikelen met standaardprijzen en -omschrijvingen, is het mogelijk om vaak voorkomende facturen snel op te stellen. Ook kunnen eerder opgemaakte facturen in DigiBoox gekopieerd worden om nog sneller klaar te zijn met het opstellen van de factuur.

Daarnaast kan de factuur direct vanuit DigiBoox verstuurd worden per e-mail naar je klant. De factuur wordt automatisch als pdf-bestand meegestuurd en is ook automatisch opgenomen in je administratie.

De btw van de factuur wordt daarnaast op de achtergrond alvast voor je klaargezet voor de volgende aangifte. De btw-aangifte kun je vervolgens met een druk op de knop versturen.

Boekhouding doen in Excel

Wanneer je de boekhouding voert in Excel kom je vaak een heel eind, maar missen er toch een aantal functies die het voeren van de boekhouding simpeler en efficiënter maken.

Zoals eerder gezegd ben je vaak gebonden aan één locatie waar het bestand is opgeslagen. Daarnaast is Excel gebaseerd op formules die ervoor zorgen dat de informatie juist getoond wordt in het bestand. Wanneer één van deze formules het niet meer doet, werkt je bestand niet meer correct en ben je het zicht op je administratie kwijt.

Met DigiBoox heb je hier geen last van. Je kunt simpelweg de administratie voeren vanaf iedere computer met internet en zelfs via je mobiele telefoon is het mogelijk om met DigiBoox te werken. Handig als je onderweg koffie haalt en het bonnetje direct instuurt naar de bonnetjes-inbox of wanneer je direct op locatie een klant een offerte of factuur wilt sturen.

Daarnaast is het mogelijk om vanuit DigiBoox direct de btw-aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. Geen lastige en foutgevoelige berekeningen zoals bij het boekhouden in Excel. Sterker nog, DigiBoox regelt dat allemaal automatisch op de achtergrond.

En dan hebben we het niet eens gehad over de mogelijkheden om uren te schrijven (en factureren), ritten te registreren, kosten in te boeken, koppeling met de bankrekening, aangifte inkomstenbelasting op te stellen, et cetera.

Vraag nu een gratis proefaccount aan en kom er zelf achter wat de voordelen zijn van DigiBoox en waarom vele duizenden zzp’ers je reeds voor zijn gegaan.